Organiser quelqu’un d’autre, as-tu déjà fait ça?
Aujourd’hui, je te partage une petite histoire qui m’est déjà arrivée au sein de mon poste de direction.
Je venais d’avoir ma promotion et, dès mon arrivée en poste, j’ai eu à vivre avec un défi assez important au sujet de ma secrétaire, qui était mon adjointe. J’ai réalisé assez vite qu’elle n’était pas du tout organisée et ça m’a frappée.
J’avoue avoir eu plusieurs questionnements et, remises en question quand j’ai constaté ça et je trouvais que ça partait mal mais… c’est un défi qui se surmonte. Je dis souvent qu'il vaut mieux collaborer avec la personne que la confronter alors, voici des idées que je te partage suite à cette situation que j’ai développée qui pourrait assurément t’aider toi aussi, si tu désires aider les employés de ton entreprise à s’organiser.
La première question à se poser avant d’aller plus loin c’est, comment la personne apprend-elle le mieux ?
Parce qu’on s’entend que, de bien comprendre comment la personne apprend, ça te permet de t'ajuster et de créer une belle collaboration avec cette personne.
Mon premier truc IMAGER:
Concevoir des concepts visuels : par exemple, la liste des échéanciers à respecter est dessinée par mois, sur une seule page. Les “one pager”, j’adore ça (mon équipe de gestion aime d’ailleurs bien se moquer de mois avec ça :) ) . On fait tous les concepts complexes à comprendre, les plus difficiles en image une page. Les organigrammes dans Office et CANVA sont des outils très utiles!
Mon deuxième truc MÉMOIRE:
Je demande aux gens, dans leur rôle respectif, de préparer un guide pour leur successeur. J’appelle ça un cahier de charge (très utilisé chez les graphistes et dans l’armée). C’est comme une recette des grandes lignes pour exécuter le rôle.
Mon troisième truc RENTABILISER:
Je rentabilise le temps en demandant à mes superviseurs de se filmer quand ils enseignent une tâche à quelqu’un et qu’ils savent qu’ils auront à le faire de nouveau plus tard. On a donc une petite banque de vidéos de formations disponibles. Il existe plusieurs applications qui permettent de filmer son écran aussi!
Mon quatrième truc NOTER:
Et moi, qui a des centaines d’idées (mes secrétaires disent que j’ai 18 hamsters dans ma tête), je place celles-ci dans une application: Trello. Mes adjointes y ont accès et pigent ce qui leur tente lorsqu’ils ont des temps libres! Mon Trello, ce sont des “nice to have”.
Et toi? Comment aides-tu tes employés à s’organiser?
Dans mon accompagnement mensuel, je partage pleins de trucs de ce genre. Tu peux faire partie de mon univers à chaque mois, apprendre et échanger avec d’autres gestionnaires pour évoluer, d’ailleurs, ça s’appelle L’évolution :) Tu veux joindre mon accompagnement mensuel?👉 L'évolution
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