6 bonnes pratiques essentielles à la rédaction de courriels professionnels !

Quels que soient votre métier ou domaine d'activités, faire preuve de professionnalisme en écrivant des courriels professionnels est fondamental pour votre réussite.

Vous avez des doutes sur comment rédiger un courriel professionnel qui exprime votre engagement tout en restant objectif dans la diffusion de l'information ?

Voici 6 bonnes pratiques qui vous aideront !

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1. Le courriel est-il la meilleure option ?

Avant d’envoyer un courriel, il est nécessaire de répondre à ces 2 questions :

📢 Question 1 : Est-ce qu’une conversation verbale serait plus facile et moins longue ?

Si la réponse est oui, prenez votre téléphone.

📢 Question 2 : Dois-je garder une trace écrite de la conversation ?

Si la réponse est oui, le courriel est la meilleure option.

2. Les options de destinataires

Lors de l’envoi d’un courriel, il y a 3 options de destinataires.

▶ À : pour la ou les personnes qui doivent effectuer une action en rapport avec le message.

▶ Cc (copie carbone) : pour la ou les personnes qui doivent absolument être informé du message.

▶ Cci (copie carbone invisible) : pour la discrétion. Il faut se poser la question à savoir si c’est vraiment nécessaire de cacher des destinataires aux personnes à qui est adressé le courriel ? Utilisez cette option pour les adresses de courriels confidentielles.

3. La rédaction idéale

Le courriel idéal doit être rédigé :

✔ Avec un titre explicite ;

✔ Un langage simple ;

✔ Une rédaction soignée ;

✔ Être ouvert au dialogue ;

✔ Se terminer avec une touche de politesse.

✔ Éviter les majuscules (c'est l'équivalent de crier à tue-tête).

4. Les bonnes manières

Commencez avec, Monsieur ou Madame suivi du prénom et du nom de la personne.

Si vous demandez un rendez-vous dans votre courriel, donnez vos disponibilités.

S’il vous plaît et Merci ont toujours leurs places dans un courriel.

Vous devez ajouter un bloc signature complet qui doit inclure votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone.

Si vous demandez l’exécution d’une tâche, assurez vous d'ajouter une échéance.

5. Attention !

Si vous êtes un couche-tard et que vous avez rédigé votre courriel à 2 heures du matin, différez l’envoi à une heure normale de bureau (entre 8 et 17 heures).

6. Avant l’envoi

Vérifiez les pièces jointes et relisez votre courriel pour détecter d’éventuelles fautes d’orthographe ou de grammaire. De préférence, rédigez votre courriel dans un logiciel de traitement de texte et ensuite le coller dans votre service de messagerie ou utilisez un logiciel de correction.

Pour sauver du temps, vous pourrez dédier une journée à la rédaction de tous les courriels événementiels de l’année en cours tels que; anniversaires, vœux, etc. et programmer leur envoi.

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